Come creare un evento di successo grazie al digital

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Decidere di organizzare eventi equivale a gestire una piccola impresa. Come in qualsiasi altra attività bisogna: creare uno staff, affrontare la concorrenza del mercato, avere strumenti tecnologici da utilizzare, e soprattutto, la capacità di innovarsi costantemente.

Far funzionare un evento non richiede investimenti infiniti o maggior complessità di struttura. Richiede più efficienza. È qui che entra in gioco l’automazione:

  • degli eventi;
  • della gestione del sito web;
  • delle promozioni;
  • delle pubblicità;
  • dell’esperienza del cliente.

L’utilizzo di tecnologie per automatizzare le noiose attività di routine consente al team di lavoro, che prima doveva gestire tutto da solo (annunci sui social media, campagne di marketing e gestione dei contenuti) di risparmiare tempo.

Ora si possono invece sfruttare strumenti come le API (interfacce di programmazione di un’applicazione), un insieme di procedure che formano un set di strumenti per adempiere a un determinato compito all’interno di uno specifico programma. Quindi procedure che, senza dover imparare a codificare, snelliscono i processi e automatizzano le funzioni. Le API funzionano collegando due applicazioni non correlate tra loro e non richiedono l’intervento dello sviluppatore.

Grazie all’applicazione gratuita Zapier, che rende la gestione del sito più efficiente creando integrazioni tra vari software e strumenti sul web, i professionisti degli eventi possono creare “zaps” per le loro esigenze specifiche e sincronizzare gli spostamenti tra le applicazioni (ad esempio, aggiungere automaticamente nuovi contatti dal CRM alla piattaforma di coinvolgimento e evitando innumerevoli ore di lavoro manuale).

Ma vediamo esattamente come funziona: per ottimizzare la gestione di un sito, capita di voler sfruttare insieme le funzionalità di due strumenti separati (es. WordPress e MailChimp). Spesso però  creare questo tipo di integrazioni risulta complesso: è necessario usare codici API e avere una buona conoscenza dei linguaggi di programmazione. Con Zapier non c’è questa necessità: vengono infatti creati i cosiddetti Zap ovvero un’integrazione singola composta da una causa scatenante, un trigger e un’azione Sia il trigger che l’azione vengono associati ad uno strumento online. Ad esempio, si possono integrare WordPress e Facebook: quando pubblichi un nuovo post su WordPress (trigger), Facebook condivide automaticamente il nuovo post sulla tua pagina (azione).

Ecco tre aree su cui una capace web agency può implementare l’automazione:

1.   Pianificazione Web Più grande diventa un evento, più ci sono richieste di sviluppo sofisticate. I partecipanti vogliono vedere contenuti personalizzati: automatizzare quindi la pubblicazione degli eventi in modo che lo staff possa pianificare in anticipo. Il software di automazione consente infatti di lavorare prima sulle attività più urgenti. Ciò massimizza l’efficienza e garantisce che tutto venga esaminato e approvato. Uno strumento come Sched consente ai coordinatori degli eventi di controllare la disponibilità delle sessioni e ai partecipanti di creare le proprie pianificazioni.  2.   Social media marketing Ogni evento ha alle spalle un grande lavoro di marketing. Solo così funziona e rimane impresso nelle menti dei partecipanti. Tuttavia, più tempo gli esperti di marketing dedicano alla pianificazione di e-mail da mandare e post da pubblicare, minore è il tempo che resta per creare contenuti coinvolgenti e accattivanti che attirino l’attenzione. Automatizzare gli aspetti non creativi della promozione, programmando campagne di promozione e annunci pubblicitari in anticipo, consente al personale di marketing di utilizzare il proprio tempo in altre attività. 3.   Servizio clienti I partecipanti e i clienti sono la forza trainante del successo degli eventi. Se l’evento non corrisponde alle loro aspettative non durerà a lungo. I clienti rispondono meglio alle comunicazioni personalizzate, che richiedono però una quantità di tempo irragionevole. La soluzione è automatizzare le esportazioni di dati e approfittare delle nuovo tecnologie di modo che i partecipanti possano personalizzare le loro esperienze. Esistono programmi per creare un social network chiuso, per semplificare la pianificazione e le comunicazioni e per consentire ai partecipanti di condividere i loro programmi e individuarsi reciprocamente sul posto.

I social media hanno un valore inestimabile: aiutano a controllare il sentiment che gli eventi provocano nei partecipanti in tempo reale.

Come pianificare e gestire al meglio l’ evento tramite social media?

  • Creare una solida strategia:
  • Avere chiare le priorità di business per capire quando iniziare le promozioni;
  • Descrivere quali canali social utilizzare;
  • Rispondere alle quattro domande “chi, cosa, quando e dove”;
  • Ricordarsi che alcune funzionalità del canale verranno utilizzate in più occasioni durante l’evento (ad esempio, la creazione di una storia di Instagram durante il giorno mostrerà i punti salienti visivi, i post su Twitter riporteranno citazioni degli ospiti, etc);
  • Avere una conoscenza approfondita delle preferenze del pubblico e, di conseguenza, pianificare pubblicazioni sui canali social che utilizzano e preferiscono;
  • Ringraziare e far sentire parte integrante del progetto sponsor e influencer;
  • La maggior parte di ospiti ha nei contratti parametri legali su ciò che può e non essere pubblicato sui social media. Avere chiaro cosa lo è e evitare eventuali violazioni di privacy;
  • Creare un hashtag;
  • Avere un piano anche per rispondere a un eventuale feedback negativo o vari reclami. Quando si affrontano critiche sui social, è sempre meglio ringraziare per aver presentato un problema che avrebbero potuto anche riscontrare altri;
  • Utilizzare una strategia che includa sia contenuti scritti sia visivi (ad es. per interagire mostrare ai follower il dietro le quinte condividendo foto e video del backstage).

I clienti vogliono informazioni e le vogliono rapidamente. Ne consumano costantemente e cercano fonti pertinenti che forniscano contenuti affidabili. Importante quindi costruirsi una buona reputazione per creare fiducia nelle persone e, così, fidelizzarle.